Tietosuoja-asetus koskee myös sukututkimusta

Suomen sukututkimusseura on julkaissut sukututkimusta käsittelevän ohjeistuksen nimellä ”Vastuullinen henkilötietojen käsittely sukututkimuksessa” ja se (40 sivua) on luettavissa:

https://www.genealogia.fi/tietosuoja

Asetuksen säännöksiä ei sovelleta, jos tutkimus koskee vain kuolleita henkilöitä tai sukututkija tekee tutkimusta vain omaa kotitalouttaan koskien ja tutkimusrekisteri on vain hänen oman tietokoneensa kiintolevyllä. Näin ollen sukuseuran tekemässä sukututkimuksessa, jossa myös kerätään elävien henkilöiden tietoja mahdollista myöhempää sukukirjaa varten, on noudatettava asetuksen säännöksiä.

Lyhyesti: Sukututkijan on tiedotettava jokaiselle elossa olevalle tutkimuskohteelleen siitä, että hänen henkilötietojansa käsitellään. On laadittava tietosuojaseloste, joka pitäisi toimittaa jokaiselle rekisterissä elossa olevalle jäsenelle. Jäsenellä on sitten oikeus rajoittaa tutkijan käsittelyä. Mikäli esimerkiksi sukujulkaisun käsikirjoitusvaiheessa ei ole pystytty toimittamaan tietoa kaikille, niin näiden henkilötiedot pitäisi ”anonymisoida” esim. vain käyttämällä ”lapsi”, ja hänen syntymävuotensa. Tiedottaminen pitäisi tehdä niin, että sukututkimusrekisterissä olevat saisivat sen joko kirjallisesti tai sähköisessä muodossa. Onkin ehdotettu, että tietosuojaseloste julkaistaisiin sukuseuran kotisivuilla, ja linkki sinne liitettäisiin seuran ja sen jäsenten väliseen viestintään. Niinpä sukuseuramme tietosuojaseloste tulee myös kotisivulle www.peltoset.org.

Kun sukuseuraamme on liitytty, on myös allekirjoitettu suostumus siihen, että tietoja saa julkaista mahdollisessa sukukirjassa. Näin useimpien kohdalla asia on kunnossa. Kuitenkin sukututkimusrekisterissä on mm jäsenten ilmoittamia lapsia, jotka nyt ovat yli 13-vuotiaita, – ja jos tiukkoja ollaan, niin heiltäkin pitäisi saada kirjallinen suostumus. Toisaalta ohjeistuksessa sanotaan, että tiedottamista ei tarvitse toteuttaa siltä osin kuin se on mahdotonta tai aiheuttaisi kohtuutonta vaivaa. Sukuseuran kynnys vedota tähän on korkea ja syiden on oltava painavia. Tässäpä tulevina vuosina pähkäiltävää.